Zowel een eigenaar-, beroeps-of privé trainer dient zijn of haar vergunning aan te vragen per gewone postzending of e-mail aan de BFP-Galop, alsook deel te nemen aan het theoretisch examen voor het bekomen van zijn of haar vergunning.
Aanvraagformulier is terug te vinden op www.bgalopf.be onder "Dokutheek", "Trainers", "Vergunningsaanvraag voor het trainen van renpaarden".

Indien een paard de training installatie van een trainer vervoegt, dient de trainer verplicht en binnen de drie dagen, met gebruikmaking van het formulier "Aangifte Van Paarden Op Training", aan de Belgische Federatie voor Paardenrennen - Galop te melden dat het paard onder zijn zorg en controle geplaatst is.

Naast de aangifte van "paarden uit training" dienen het paspoort van paarden die definitief uit training verklaard worden aan de Belgische Federatie voor Paardenrennen - Galop overgemaakt te worden zodat de betreffende vermelding kan aangebracht worden.
Beroeps en privé trainers dienen in ieder geval bij de aangifte van een definitief uit training verklaring, het akkoord van de eigenaar van het paard bij te voegen.

Inschrijvingen dienen verplicht online ingezonden te worden via de website www.bgalopf.be
Indien er geen toegang meer mogelijk is wegens verlies van Username en/of Password dient U dit verplicht via mail te melden aan admin@bgalopf.be zodanig dat de nodige stappen ondernomen worden.

Paarden waarvan de trainers de aangegeven termijnen voor aangifte van de vertrekkers en rijders niet respecteren kunnen van ambtswege als niet vertrekker beschouwd worden.
De trainers worden met een administratieve boete van 50€ bestraft voor het vertragen van de procedure.

Een administratieve boete zal aangerekend worden aan de trainers die rijders aangeven zonder dat ze zich van hun beschikbaarheid vergewist hebben.

Om vertragingen in de publicaties der vertrekkers te vermijden dienen de trainers hun paard(en) verplicht, al is het maar één, ofwel "Partant" ofwel "Retiré" te verklaren.

Gewichten van de paarden kunnen eventueel aangepast worden na het afsluiten van de aangifte van de vertrekkers.

Indien na het afsluiten van de aangifte van de vertrekkers blijkt dat tegelijk het bottom gewicht kleiner is dan 54 Kg en het topweigt kleiner is dan 64 Kg, dan kunnen de gewichten eventueel verhoogd worden zonder dat het maximum gewicht nochtans hoger mag zijn dan 64 kg, ontheffingen niet meegerekend
Een verhoging zal niet uitgevoerd worden als na aangifte der vertrekkers voor alle paarden met een gewicht kleiner dan 54 Kg reeds een jockey aangegeven is die aan de voorziene gewichten kan rijden.

Iedere ren (behalve die voorbehouden aan 2-jarige paarden) die minder dan 8 deelnemers bevat kan afgeschaft worden.
Iedere ren van 2-jarigen die minder dan 7 deelnemers bevat kan afgeschaft worden.
De beslissing ter zake wordt door de Gevolmachtigde van de Renvereniging genomen.
Opmerking: met "deelnemers" bedoelt me het aantal deelnemers dat aan verschillende eigenaars toebehoren.
Bijkomend behouden de renverenigingen zich het recht voor om één of meerdere uitgeschreven rennen per meeting met het minste aantal aangegeven vertrekkers, af te schaffen.

De handicapwaarden van de Belgische rennen worden door de handicapper die de Belgische rennen valideert, bepaald.
De waarden die op de Web Site van buitenlandse renautoriteiten verschijnen betreffende de Belgische rennen hebben geen enkele waarde voor de Belgische handicapwaarde.

Opdat een paard gekwalificeerd kan worden in vlakke handicaprennen en bij afsluiting van de initiële inschrijving dient het paard aan één van onderstaande voorwaarden voldoen.
1 . Paarden die noch in België noch in het buitenland een handicapwaarde hebben; in België
- ofwel tweemaal gelopen hebben waarvan tenminste eenmaal gewonnen,
- ofwel zich tweemaal binnen de eerste vier geplaatst hebben,
- ofwel tenminste driemaal gelopen hebben;
2 . Paarden die in België of in het buitenland een handicapwaarde hebben.
De hierboven vermelde voorwaarden voor kwalificatie kunnen voor bepaalde handicaps aangevuld worden met specifieke kwalificatievoorwaarden, die in de algemene of bijzondere voorwaarden van de betrokken ren vermeld zijn.

In rennen waarin de voorwaarden verwijzen naar een handicapwaarde, is het die waarde die in dezelfde specialiteit (vlak of hindernissen) is toegekend als de ren in kwestie en voor hindernisrennen in dezelfde discipline (hagen of steeplechase), op de datum van de initiële inshrijving of supplementaire inhrijving (wanneer een paard wordt gesupplemeneerd) van de ren

De initiële handicapwaarde voor de Belgische rennen wordt door de handicapper bepaald, of op basis van de conversietabel indien het paard in het buitenland reeds een handicapwaarde bezit.

Voor paarden die enkel in het buitenland een handicapwaarde bezitten zal de handicapwaarde van het land van de laatste performantie overgenomen worden (eventueel aangepast door de handicapper volgens hun performantie in Belgische rennen).
Voor landen waar een onderscheid gemaakt wordt tussen een Sand, AW, PSF of Turf waarde zal steeds de hoogste waarde geconverteerd worden.
Voor paarden die zowel in België als in het buitenland een handicapwaarde bezitten wordt de buitenlandse handicapwaarde slechts overgenomen als een paard zijn laatste drie of meer rennen in het buitenland gelopen heeft.

De ontheffingen voor personen die in een ren rijden zijn verplicht te nemen en aan te geven.
Voor ontheffingen die niet aangegeven worden zal van ambtswege in het renprogramma met "-0.5 kg" vermeld worden en zullen bij de rennen gelden.

De trainer van wie de verklaarde jockey afwezig is of zich in de onmogelijkheid bevindt om zijn rijverbintenis na te komen, moet een verzoek tot toelating van verandering van jockey bij de Rencommissarissen indienen.
De procedure wordt beschreven in de DEEL VII Artikels 19 en 20 van de Code en reglementen

Verzekering tegen eventuele ongevallen/incidenten.
Een verzekering tegen eventuele ongevallen/incidenten voor het personeel dat hun paarden op de renbaan vergezelt (lads) dient door de trainer afgesloten te worden.
Schade die door paarden aan derden en/of aan infrastructuur zou berokkend worden
Noch tijdens rendagen, noch tijdens trainingssessies kunnen de renbanen verantwoordelijk gesteld worden voor schade die door paarden aan derden en/of aan infrastructuur zou berokkend worden. Iedere trainer dient erover te waken dat zijn paarden tegen dergelijk risico gedekt zijn. Meer info op www.bgalopf.be/Docs/Verzekering_voor_schade_tegenover_derden_veroorzaakt_door_paarden.pdf Voor meer gedetailleerde informatie raden wij u aan om contact op te nemen met uw verzekeringsmakelaar.

De Racing clearance notification (RCN) verklaart dat:
- het paard vrij is van beperkingen,
- de trainer een geldige vergunning heeft en
- de eigenaar naar behoren geregistreerd is.
Indien het paard, de trainer of de eigenaar onderhevig zijn aan een restrictie. Als de organiserende hippische autoriteit geen RCN krijgt voor een aangegeven paard, kan ze een boete opleggen en/of weigeren om het paard te laten deelnemen aan de ren."

De buitenlandse autoriteit dient de Racing Clearance Notification" (RCN) van BFP-Galop te ontvangen NA de rouwgeldverklaring en de dag VOOR de datum van de verklaring van "MONTE".
De RCN dient door de trainer aan BFP-Galop aangevraagd te worden.

Gezien de RCNs enkel tijdens de openingsuren van de kantoren van de organiserende hippische autoriteit aanvaard worden en om deze termijnen te kunnen respecteren, dient de aanvraag RCN door de trainer aan de BFP-Galop via mail op rcn@bgalopf.be na de rouwgeldverklaring en vóòr 12H00 de dag VOOR de aangifte der "MONTE" overgemaakt te worden met formulier op www.bgalopf.be onder "Dokutheek", "BCN/RCN/GNM", RCN.

Wanneer de RCN niet door de organiserende hippische autoriteit bij de sluiting van de definitieve verklaring der vertrekkers ontvangen is, wordt het paard verboden te lopen.
Daarnaast kunnen de rencommissarissen van de organiserende hippische autoriteit de verantwoordelijke trainer straffen met een boete van 150 tot 500 euro, tot 1.000 euro in geval van recidive van de trainer.

Aangevraagde RCNs voor paarden die geëlimineerd of teruggetrokken worden zullen niet aangerekend worden als ze tijdig door de trainers herroepen worden.

Het Relevé de compte wordt maandelijks per post verzonden en enkel als er tijdens die maand een beweging op de rekening plaatsgevonden heeft.
Bij vragen of onduidelijkheden dient de volledige handleiding en regels voor het beheer van de professionele rekening raadgepleegd te worden via: www.bgalopf.be/Docs/Fin_Dir_NL.pdf
Bijkomende vragen dienen per mail aan admin@bgalopf.be gericht te worden met vermelding van de datum van de relevé de compte.

Het gebruik van substanties en de aanwending van middelen die door de BFP verboden zijn met het oog op het kunstmatig opvoeren of het wijzigen van het rendement van het paard, alsook het gebruik van substanties of de aanwending van middelen die dopingpraktijken, zoals hierboven bedoeld, verdoezelen.

De controles kunnen plaatsvinden, hetzij op de plaats waar het paard gestationeerd is (out of competition testing), hetzij op de renbaan, vóór of na de koers.

De aan controle onderworpen paarden worden aangeduid ofwel:
- door een lotingsysteem goedgekeurd door de raad van bestuur van de BFP op advies van de dopingcommissie;
- door tenminste drie bestuurders van de BFP-Galop;
- door tenminste twee effectieve leden van de dopingcommissie
- door de koerscommissaris(sen).

De persoon aangegeven als trainer van het positief bevonden paard bij de BFP zal steeds aanzien worden als verantwoordelijke.
Het is aan de trainer voor het begin van de training of voor de rennen van een paard dat net zijn training vervoegd heeft, om ervoor door alle biologische controles en analyses die hij nodig acht te zorgen dat het paard geen verboden substanties in weefsels, lichaamsvloeistoffen, uitscheidingen of een ander deel van zijn lichaam heeft.

De trainer die zich schuldig maakt aan doping of met gelijkgestelde dopingpraktijken kan, naargelang de substantie of middel, geschorst worden en/of met een geldboete bestraft worden
De paarden worden in de betreffende ren gediskwalificeerd en kunnen voor een periode van minimum 15 kalenderdagen geschorst worden.